Kansen binnen ‘het nieuwe normaal’

Waar we begin dit jaar nog laconiek dachten over het coronavirus, heeft de waarheid ons met een sneltreinvaart ingehaald. Inmiddels is de ernst van het virus doorgedrongen. Iedereen ondervindt de gevolgen, zowel in privésferen als op de werkvloer. Momenteel bevinden we ons in de fase waarin de intelligente lockdown beetje bij beetje los wordt gelaten, en waarbij de burger weer regie krijgt over zijn leven. Maar gaan we echt terug naar de oude situatie? Wij denken van niet.

Even een terugblik naar de ontwikkelingen in Nederland: 6 maart 2020, de eerste persconferentie van premier Mark Rutte waarin hij sprak over het virus en het eerste sterfgeval bekend werd gemaakt. Iedereen woonachtig in Brabant werd verzocht thuis te blijven bij milde klachten. Daarnaast moest iedereen de hygiënemaatregelen in acht nemen om verspreiding van het coronavirus te voorkomen. Vanaf die dag zouden we nooit meer teruggaan naar het oude. Andere maatregelen volgden elkaar snel op: geen handen meer schudden, thuis te werken waar mogelijk. Scholen werden gesloten, net zoals het grotendeel van de culturele sector. Ook contactberoepen konden niet meer worden beoefend. Er kwamen regels voor samenscholing en de anderhalvemetersamenleving werd een gegeven. Er werd een grote verantwoordelijkheid bij onze samenleving neergelegd om samen het virus onder controle te krijgen.

Tegenstellingen werden in de loop van tijd steeds meer zichtbaar. Daar waar veel jongeren, flexwerkers en zzp’ers zonder werk kwamen te zitten, werd er tegelijkertijd een enorm beroep gedaan op onze zorgverlening. Maar ook overheidsinstanties en banken werden overspoeld met bijvoorbeeld aanvragen rondom inkomensondersteuning. En niet te vergeten de GGDs. Het afnemen van de coronatesten brengt ook een enorme berg administratieve werkzaamheden met zich mee.

Werkdruk

Waar dus in sommige sectoren de werkdruk exponentieel gestegen is, zijn er ook sectoren die compleet stil zijn gevallen. Om de werkdruk op te vangen worden flexmedewerkers ingezet. Andere bedrijven kiezen voor een slimmere oplossing die ook voor de lange termijn garanties geeft: Robotic Process Automation (RPA). Sommige grote organisaties waren al gewend om met RPA te werken.

Rabobank is een van die grote organisaties die al jaren gebruik maakt van RPA. Zij hebben RPA tijdens de coronacrisis ingezet om de mkb-kredieten snel en massaal aan te passen. Voorheen moest de werknemer in diverse systemen de informatie bij elkaar zoeken en verwerken, nu doet een digitale collega dit waardoor er tot wel honderdduizend uur wordt bespaard.

RPA stelt organisaties in staat om in korte tijd de handmatige, steeds herhalende werkzaamheden na te bootsen. De werkzaamheden worden dankzij RPA uitgevoerd door je eigen virtuele assistent. Zij of hij voert de repeterende werkzaamheden uit waardoor jij als medewerker meer tijd krijgt om andere, meer uitdagende werkzaamheden op te pakken. Een efficiënte samenwerking voor zowel werkgever als werknemer. Er zijn namelijk ook andere voordelen om RPA te introduceren binnen jouw organisatie.

  • Efficiencyverbetering en kostenreductie
  • Kortere doorlooptijden voor de klant
  • Verbeterde kwaliteit en nauwkeurigheid
  • Ontzorging: geen vervelende klussen en geen achterstanden

Thuiswerken

En dan het thuiswerken: voorheen een discussiepunt voor elke werkgever én werknemer. Veel werkgevers liepen rond met de angst dat een werknemer de kantjes er vanaf zou lopen als men zou thuiswerken. Tijdens de coronaperiode was er geen andere mogelijkheid, en moesten werkgevers hieraan toegeven. Inmiddels hebben veel werkgevers de voordelen van het thuiswerken omarmd en zien dat de werknemer zelfredzaam is en het thuis werken eigen maakt. Maar is het daadwerkelijk zo fijn om thuis te werken?

Facebook en Twitter hebben reeds aangekondigd dat thuiswerken de nieuwe standaard wordt. Andere bedrijven houden een slag om de arm zoals Google. Zij hebben hun medewerkers laten weten dat ze tot eind 2020 thuis werken. De situatie daarna wordt niet benoemd.

Juist bij het thuiswerken zien we dat die vervelende herhalende werkzaamheden het vaakst worden uitgesteld. Als daardoor werk blijft liggen, kan jouw virtuele assistent ondersteuning bieden. Zij of hij pakt de herhalende werkzaamheden op, en jij gaat aan de slag met complexere, uitdagende werkzaamheden waar je meer energie van krijgt. En mocht je juist tijd over hebben omdat je niet meer in de file hoeft te staan, dan kan je die tijd weer benutten om nieuwe digitale skills te leren en jezelf RPA eigen te maken.

 

 

Welke werkzaamheden kan een virtuele assistent overnemen?

 

We hebben het al vaker over hoe RPA veel voordelen heeft voor werkgever, werknemer en klant. Maar aan welke werkzaamheden moet je denken waar een virtuele assistent je mee kan helpen?

  • Werk jij bij de gemeente op de afdeling Werk & Inkomen? Waarschijnlijk bestaan veel werkzaamheden uit het administratief verwerken van aanvragen. Dit loopt uiteen van een bijstandsaanvraag tot een beslagleggingsaanvraag. Door het bijgekomen werk voor de TOZO heb je nu nog minder tijd hiervoor. De virtuele assistent neemt een deel van het werk voor je over en geeft jou meer tijd over voor klantcontact, bijscholing en eventuele doorstroming binnen je gemeente. In deze video kan je zien hoe dit bij de gemeente Rotterdam is gedaan.
  • Ook in het bedrijfsleven zien we veel administratieve handelingen die handmatig worden uitgevoerd. Onnodig als je het ons vraagt. Denk aan de verwerking van orders en de betalingen van de facturen. Jij als medewerker bent dan veel tijd kwijt om alles in het systeem te verwerken en er opnieuw weer uit te halen om het proces te bewaken. Met het inzetten van een virtuele assistent kan je veel tijdswinst boeken, eerder de orders aan de klant uitleveren en sneller achter een niet-betalende debiteur aangaan.
  • Dan hebben we nog de werkdruk binnen de gezondheidszorg. Zeker als je momenteel kijkt naar de werkzaamheden die éxtra zijn ontstaan door het coronavirus bovenop de gebruikelijke werkzaamheden. Hier zien we dat de verschillende registraties in de gezondheidszorg niet goed op elkaar aansluiten waardoor medewerkers handmatig de informatie moeten overzetten van de eigen EPD-systemen naar een centrale (patiënt)register. Een virtuele assistent kan hierbij hulp bieden.

Waar het hierboven voornamelijk gaat om werknemers te ontzien als het gaat om de werkdruk, heeft RPA ook een ander bijkomstig voordeel. Er zijn veel zzp’ers of flexmedewerkers die thuis zitten zonder werk. Het is de verwachting dat de werkloosheid de komende periode nog zal toenemen. Het is daarom juist nu de tijd om jezelf nieuwe digitale vaardigheden aan te leren zodat je toekomstgericht bezig bent als zzp’er of flexmedewerker. Er zijn online veel trainingen te vinden hoe hiermee om te gaan, en zelfs hoe je zelf een virtuele assistent maakt. Er is zelfs een training voor kinderen beschikbaar. Robotisering van processen gaat een vaste plek binnen de samenleving innemen en jij hebt dan de kennis om hiermee te werken.

De afgelopen periode heeft Artilience hard gewerkt om RPA binnen de Gemeente Rotterdam te introduceren. We hebben medewerkers opgeleid om samen te werken met hun nieuwe digitale collega en medewerkers dankzij RPA een nieuwe stap in hun carrière gegeven. Benieuwd hoe we dit proces samen met de Gemeente Rotterdam zijn aangegaan? In de volgende blog gaan we in op dit proces. Kun je niet wachten? Kijk dan alvast hier naar onze aanpak.

 

Geef een reactie

Je e-mailadres zal niet getoond worden. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *